L’e-mail est la forme de communication écrite la plus courante dans les milieux universitaires comme dans le monde des affaires. N’oubliez pas d’utiliser une grammaire correcte et suivez nos conseils pour rédiger des e-mails professionnels.
9 conseils pour un e-mail pro parfait
Découvrons donc sans plus attendre neuf conseils pour rédiger un mail professionnel de qualité. Vous pouvez vous faire aider dans l’élaboration de vos campagnes mails grâce à cet outil Waalaxy !
1. Soyez pro !
Utilisez une formule de salutation professionnelle pour vous adresser à la personne à qui vous écrivez. Il n’est pas acceptable d’écrire simplement « Hello » ou le nom de famille de la personne. Il est encore pire de ne pas utiliser de formule de salutation. Vous n’aimeriez probablement pas recevoir un tel e-mail. Traitez les autres comme vous aimeriez être traité.
2. Ayez un objet de qualité
Remplissez toujours la ligne d’objet avec un sujet qui a un sens pour votre lecteur. Par exemple : « Important » n’est pas un bon sujet, mais « Question sur l’inscription » l’est.
3. Nommez vos fichiers
Si vous joignez un fichier, veillez à ce que le nom du fichier soit informatif et comprenne votre nom. Il n’est pas utile qu’un membre du corps enseignant reçoive 100 fichiers appelés « devoir n° 4 ».
4. Pas de majuscules…
N’utilisez pas toutes les MAJUSCULES (pas de cris !) ni toutes les minuscules non plus. Nous entendons par la que les titres en majuscules ne sont pas jolis et bien trop agressifs. Évitez-les !
5. Évitez les abréviations
Pour un e-mail professionnel, soyez plutôt formel. Et utiliser des abréviations n’est pas un langage formel.
6. Soyez bref et poli
N’oubliez pas de dire « s’il vous plaît » et « merci ». Il est important que votre interlocuteur comprenne que vous êtes quelqu’un de bien éduqué, de droit et de poli. Votre mail doit toujours être bienveillant.
7. Signez votre mail !
Ajoutez un bloc de signature avec les informations de contact appropriées. Il peut s’agir de votre nom et de votre numéro de téléphone par exemple. Une signature manuscrite est également la bienvenue, c’est très pro !
8. Relisez-vous
Modifiez et relisez vos textes avant d’appuyer sur « envoyer ». Il est tout à fait naturel de faire des fautes de français ou des fautes de frappe… Un petit coup d’œil et le tour est joué ! Si vous avez besoin d’un correcteur orthographique, n’hésitez pas à l’utiliser, c’est même conseillé.
9. Défendez vos intérêts
Prenez des initiatives, résolvez les problèmes et défendez vos intérêts. Il vous faut tout simplement faire en sorte de toujours tirer parti de vos e-mails. Écrire prend du temps et le temps, c’est de l’argent ! Vous devez donc faire en sorte que chacune des lignes que vous envoyez soit en accord avec vos projets et ce que vous souhaitez tirer de la relation avec la personne recevant votre mail.
Nous espérons que ces points rapides vous aideront à rédiger des e-mails efficaces et professionnels. Maintenant, c’est à vous de jouer et de bien respecter nos conseils afin de rédiger des e-mails très pros.